Pro někoho je to první věc, kterou udělá hned potom, co ráno vstane z postele. Někdo ani nevstane a příchozí poštu kontroluje už v posteli. Chodí snad přes noc tolik důležitých zpráv, že se bez nich nedokážeme obejít? Způsobujeme nám snad taková muka to, že jsme offline a nemáme aktuální zprávy, že je pro nás nemyslitelné podívat se na email až v práci? A co přes den? Jak často sledujete nově příchozí poštu? Nemáte chvílemi pocit, že jste novými zprávami příliš zahlceni? Udělejme něco pro to, abychom zbytečně sami sebe nestresovali.

Čím nám mohou emaily škodit?

Email je bezesporu velmi užitečný vynález šetřící mnoho času, práce i peněz. Zrychluje komunikaci mezi lidmi, která by běžně trvala mnohem déle. Čím nám ale může škodit? Sami bychom asi našli mnoho příkladů. Studie často uvádějí, že lidé, kteří si nevhodně organizují svou pracovní dobu a kontrolují emaily v průběhu celého dne bez jakéhokoliv řádu, jsou pak náhlými zprávami a novinkami v emailových zprávách zahlcováni a odváděni od jiné (kolikrát mnohem důležitější) práce. Snaží se totiž dělat více věcí najednou a tím pádem následně klesá soustředění na důležité pracovní úkony a klesá produktivita práce.

Dalším často zmiňovaným faktem je, že neustálým přerušováním práce a kontrolou emailů se samozřejmě dostáváme do většího a většího stresu. Jsme pod tlakem, který je na nás vyvíjen neustálým přívalem zpráv a pokynů a tím ubývá naší psychické pohody a opět tedy zároveň i pracovní výkonnosti. No a pro ty „workoholičtější“, kteří kontrolují své emaily i ve svém volném čase, existuje samozřejmě negativní dopad i v jejich soukromém životě, neboť jsou i mimo práci neustále „pod palbou“. Hlava si pak těžko uvědomí, že už má přestat pracovat a myslet na nedokončené úkoly, pokud chodí nové a nové pracovní podněty.

Co říkají výzkumy?

Skupině 2000 pracujících obyvatel Británie byl předložen dotazník, týkající se jejich osobnosti, chování a technologiích, které využívají. Z tohoto šetření vyšlo najevo, že lidé, které email považují za nejvíc prospěšný nástroj, zároveň deklarují, že žijí pod větším stresem oproti ostatním. Možné vysvětlení by mohly dát další výsledky tohoto výzkumu. Zjistilo se totiž, že lidé, kteří mají nastavený email na tzv. „push“ notifikace (tedy, že se jim okamžitě ukáže na obrazovce mobilu, tabletu atd.) se cítí být více pod tlakem.

Člověk, pro kterého jsou emaily důležitým spojením s pracovním světem, pravděpodobně toto nastavení bude využívat a tím pádem může být více frustrován. Stejně tak, jako ti, kteří kontrolují své emaily ihned po probuzení a těsně před spaním. Na druhou stranu se zjistilo, že lidé, kteří nechávají emaily bez povšimnutí celý den, jsou následně také více ve stresu. Pravděpodobně právě kvůli tomu, že nemají přístup k aktuálním informacím a bojí se, že o něco mohou přijít a následně musejí vyřizovat mnoho zpráv najednou. Co tedy dělat, abychom zvládaly příchozí poštu s nadhledem a nebyli jsme zbytečně frustrováni?

Jak na emaily?

Vzhledem k různým požadavkům na práci, osobnostním typům, množství času apod. bychom těžko hledali jednu univerzální radu pro všechny. Na základě těchto výzkumů se ale vědci pokusili nabídnout alespoň nějaké řešení, které může pomoci před stresem a frustrací. Z pohledu jednotlivce, výzkumníci navrhují kontrolovat emaily, když je to potřeba, nikoliv celý den. Doporučují zvážit vypnutí „push“ notifikací, které ohlašují příjem každého nového emailu. Dále v případě, že se cítíte již pracovně, psychicky a „emailově“ přetíženi doporučují kontrolovat pracovní email pouze v práci a nerušit si tak domácí odpočinek.

Pokud ovšem máte nějaké věci k vyřízení, doporučují zvážit i jiný způsob komunikace. Jeden telefonát kolikrát vydá za několik dlouhých emailů, nad kterými je v konečném důsledku potřeba strávit mnohem více času. To samé platí i pro organizaci emailové komunikace ve firmě. Je dobré zamyslet se nad tím, zda někteří lidé nejsou zbytečně zahlcováni informacemi, které nepotřebují a zda jiné formy komunikace (jako je osobní setkání, telefonát, chat), nejsou vhodnější, rychlejší a efektivnější pro řešení daného problému.

Autor: Magazín o zdraví, nemocech, hubnutí, dietě, bylinkách a diskuzní forum